Privacyverklaring

De Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning, directoraat-generaal Digitale Transformatie, (“DG Digitale Transformatie”) draagt zorg voor uw privacy en handelt hierbij steeds in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (AVG). Lees deze Privacyverklaring om meer te weten te komen over de manier waarop persoonsgegevens worden ingezameld en verwerkt in het kader van deze dienst.

1. Veiligheid

DG Digitale Transformatie verbindt zich ertoe om al de gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging of openbaarmaking.

Om deze veiligheid te garanderen, gebruikt DG Digitale Transformatie onder meer versleuteling van de communicatie tussen de server en uw computer, encryptie van de opgeslagen gegevens en periodieke backups.

2. Persoonsgegevens en doeleinden

Vooraleer de eBox te kunnen gebruiken dient u zich te registreren met het oog op correcte identificatie en authenticatie. De eBox gebruiken is niet mogelijk zonder correcte identificatie en authenticatie omdat enkel de juiste bestemmeling toegang mag krijgen tot de juiste documenten. De gegevens worden verwerkt om u de berichten vanwege de verzenders die aan u gericht zijn, ter beschikking te stellen.

Uw gegevens worden ook verwerkt om u dienstmededelingen te kunnen versturen zoals een bericht over het onderhoud van de dienst of om u te kunnen verwittigen over de aanwezigheid van een bericht in uw eBox.

Tijdens het registratieproces worden volgende gegevens geregistreerd: uw naam en voornaam, uw emailadres, uw taalkeuze, uw digitale sleutel en uw rijksregisternummer. Ook contactgegevens zoals door u ingegeven in het Rijksregister en/of uw contactgegevens zoals ingezameld binnen Federale Authenticatiedienst (FAS) kunnen na uw toestemming gebruikt worden om u te contacteren voor de doeleinden zoals hierboven vermeld.

Tijdens het registratieproces tonen wij u uw postcode. Indien u ermee akkoord gaat gebruiken wij dit op geanonimiseerde manier met het oog op statistieken over het gebruik van de eBox. Dit betekent dat wij het gegeven verder niet opslagen of verwerken op een manier waarop het nog met u in verband kan worden gebracht.

3. Verwerking van persoonsgegevens

De verwerking van uw gegevens tijdens uw registratie en tijdens uw gebruik van de eBox is gerechtvaardigd op basis van artikel 9 in de wet van 27 februari 2019 inzake de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox (‘eBox-wet’) waarin DG Digitale Transformatie wordt aangeduid als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die nodig zijn voor het beheer en voor het verzekeren van de goede werking van de door hem aangeboden eBox. Artikel 8 van de eBox-wet voorziet de wettelijke/juridische basis voor het gebruik door DG Digitale Transformatie van het rijksregisternummer en voor gebruik van uw contactgegevens mits uw expliciete toestemming.

Deze verwerking stopt als u het gebruik van de eBox uitdrukkelijk stopzet of bij uw overlijden.

De gegevens worden verwerkt met het oog op uw correcte identificatie en authenticatie zodat u kan gebruik maken van de eBox en zodat berichten u kunnen worden aangeboden in uw eBox. Ze worden ook gebruikt voor dienstmededelingen en om u te verwittigen als er een nieuw bericht in uw eBox aanwezig is. Deze verwerkingen gebeuren ook door DG Digitale Transformatie als u myeBox kiest om uw berichten te consulteren. Deze verwerkingen stoppen als u het gebruik van de eBox uitdrukkelijk stopzet of bij uw overlijden.

Wat de verwerkingen die nodig zijn voor elke individuele terbeschikkingstelling van berichten betreft, zijn de verzenders in artikel 10 van de eBox-wet aangeduid als verwerkingsverantwoordelijken. Zij bepalen in deze hoedanigheid de inhoud en de bewaartermijn van de ter beschikking gestelde documenten.

DG Digitale Transformatie doet beroep op erkende dienstverleners die optreden als verwerkingsverantwoordelijken voor de gegevens nodig voor het ontsluiten van de berichten in de eBox overeenkomstig artikel 11 van de eBox-wet. De erkende dienstverleners dienen te voldoen aan de verplichtingen in het koninklijk besluit tot vaststelling van de voorwaarden, de procedure en de gevolgen van de erkenning van dienstverleners voor elektronische uitwisseling van berichten via eBox.  Deze erkende dienstverleners kunnen de berichten voor u slechts ontsluiten en u hierover verwittigen na uw uitdrukkelijke keuze hiervoor. Zij kunnen geen inzage krijgen in uw berichten tenzij u daarmee expliciet akkoord gaat. Als zij erkend zijn kunnen zij overeenkomstig artikel 11 van de eBox-wet uw rijksregisternummer gebruiken om u te identificeren bij het aanbieden van de dienst.

Zoals voorzien door de AVG, kan u meer informatie verkrijgen over de verwerkingsmodaliteiten door DG Digitale Transformatie te contacteren op de hieronder vermelde contactgegevens.

4. Cookies

Voor eBox worden zogenaamde "cookies" gebruikt: kleine deeltjes informatie die door de browser op uw computer worden opgeslagen.

De cookies worden op deze dienst gebruikt om uw voorkeurstaal te onthouden, om u te kunnen identificeren tijdens uw bezoek aan deze dienst en om niet gepersonaliseerde statistieken omtrent het bezoek van de dienst te verzamelen.

U kan in uw browser het gebruik van cookies uitschakelen, maar dit leidt ertoe dat bepaalde onderdelen van deze dienst onbruikbaar worden.

Het sessiecookie is enkel geldig tijdens uw bezoek.

Het cookie voor uw voorkeurstaal blijft geldig zolang u niet uitgeschreven bent of zolang u deze niet verwijderd hebt via de instellingen om cookies te beheren.

5. Logbestanden

Naast de bovenvermelde gegevens, registreert DG Digitale Transformatie bij uw bezoek aan deze dienst uw IP-adres, uw browser en besturingssysteem, de externe dienst die u heeft doorverwezen naar deze dienst en de datum en tijd van elke door u bezochte pagina. Deze informatie wordt enkel verzameld voor statistische doeleinden en voor de verdere verbetering van deze dienst. De aldus ingezamelde gegevens worden in geen geval gekoppeld aan de persoonsgegevens die over u tijdens de registratieprocedure werden verzameld.

Overeenkomstig artikel 4 van de eBox-wet registreert DG Digitale Transformatie op een beveiligde manier deze informatie zodat gedurende 10 jaar kan voldaan worden aan de volgende wettelijke verplichtingen:

  • het tijdstip van de verzending en ontvangst ondubbelzinnig vaststellen;
  • een bewijs van verzending en ontvangst van de zending registreren in het systeem en ter beschikking stellen;
  • de identiteit van de gebruiker en de bestemmeling, het tijdstip van de verzending en de ontvangst, de kennisgeving en het uniek nummer toegekend aan het bericht registreren;
  • systeemfouten vaststellen en de tijdstippen registreren waarop systeemfouten verhinderen dat er wordt verzonden of ontvangen en deze informatie beschikbaar maken voor de belanghebbenden.

6. Recht van inzage, aanpassing en verbetering – wissen van gegevens en beperken van verwerkingen

Zoals voorzien door de AVG, kan u uw persoonsgegevens verwerkt door DG Digitale Transformatie steeds raadplegen of informatie verkrijgen over de verwerkingsmodaliteiten, en mag u uw persoonsgegevens kosteloos corrigeren door DG Digitale Transformatie te contacteren via de hieronder vermelde contactgegevens of door dit zelf te doen via uw eBox. U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens te (laten) wissen, of om bepaalde verwerkingen te laten stopzetten. In sommige gevallen zal u dan geen gebruik meer kunnen maken van de eBox.

Iedere persoon heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Deze kan gecontacteerd worden via:

Telefoon: +32 (0)2 274 48 00

Fax: +32 (0)2 274 48 35

E-mail: contact@apd-gba.be

7. Wijzigingen

DG Digitale Transformatie behoudt zich het recht voor om de Privacyverklaring steeds te veranderen. Wijzigingen aan de Privacyverklaring zullen via de eBox bekend worden gemaakt.  Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd en herzien op 22 mei 2019.

8. Contactgegevens

DG Digitale Transformatie is verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens en beschikt over een functionaris voor gegevensbescherming die toeziet op de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de gegevens, en op de naleving van de vereisten van de AVG. U kan deze functionaris contacteren op privacy@bosa.fgov.be voor al uw vragen inzake privacybescherming. Incidenten en klachten mag u sturen naar privacyincident@bosa.fgov.be.

U kan DG Digitale Transformatie contacteren op het volgende adres: FOD BOSA, DG Digitale Transformatie, Simon Bolivarlaan 30, 1000 Brussel, op servicedesk.dto@bosa.fgov.be en op telefoonnummer 02/740.80.27.